Ti trovi qui: Home » Dipartimento

Ordini e piccole spese

ORDINI
Si ricorda che le Università rientrano, a seguito della legge di stabilità 2013 che ha modificato l'art. 1 comma 449 della legge 296/2006 tra le amministrazioni alle quali si applica l'obbligo di adesione alle convenzioni Consip o Intercenter ove risultino attive e ricomprendano beni e servizi adeguati alle esigenze.
Solo qualora il bene o servizio che si intende acquistare sia inserito in una convenzione Consip o Intercenter, ma non sia idoneo al soddisfacimento delle esigenze del richiedente per mancanza di caratteristiche essenziali, si può procedere autonomamente all'acquisto previa autorizzazione del Direttore.
La mancata osservanza di dette disposizioni rileva ai fini della responsabilità disciplinare e per danno erariale.
Si sottolinea pertanto l’importanza di motivare adeguatamente, già nella richiesta, l’eventuale non adesione ad una esistente Convenzione Consip o Intercenter per consentire al Direttore di riportare una adeguata motivazione nella determina a contrarre.
La RICHIESTA DI BUONO D’ORDINE (versione PDF - versione RTF - versione ODT) deve essere completata in ogni sua parte, in particolare:

  •  
  • In caso di acquisti di beni inventariabili, occorre sempre comunicare il numero del locale ove sarà collocato il bene e, se bene accessorio di altro precedentemente inventariato, anche il numero d’inventario del bene principale.
  •  
  • In caso di acquisto di beni e servizi per i quali si possa procedere al recupero dell’IVA (fondi commerciali), occorre compilare anche la apposita dichiarazione.
  •  
  • Per l’acquisto di beni e servizi all’estero è opportuno contattare anticipatamente il personale amministrativo per definire tutte le informazioni necessarie per l’emissione dell’ordine (ad es. coordinate bancarie, swift, iban, documenti fiscali, VAT, ecc.).
  •  

Si sottolinea che: Non possono essere emessi buoni d’ordine successivi alla fattura.
In alcuni casi, es: spese di pubblicazione e riparazioni, non è possibile conoscere anticipatamente l’importo esatto della spesa che si dovrà sostenere.
E’ necessario comunque procedere con la richiesta di spesa per un importo presunto in modo da garantire la copertura finanziaria e tutti i necessari adempimenti. In questi casi, la definizione esatta dell’importo e l’impegno corrispondente sarà definito a consuntivo.

Adempimenti della Segreteria
Una volta ricevuta la richiesta di emissione di buono d’ordine, la Segreteria Amministrativa, secondo quanto imposto dalla recente normativa sulla trasparenza, deve procedere al completamento, al controllo, alla sottoscrizione da parte del Direttore e alla pubblicazione della scansione su U-GOV dell’apposita Determina a contrarre per consentire l’estrazione dei dati da inoltrare al Ministero dell’Economia. Nella Determina devono essere indicati gli elementi essenziali del contratto, l’importo della spesa, la copertura finanziaria, il criterio di selezione delle offerte Previamente all’emissione del Buono d’ordine, l’Amministrazione deve anche procedere alla registrazione sul sito dell’Autorità di Vigilanza dei Contratti pubblici del numero di CIG dell’acquisto. Si ricorda altresì che l’emissione dei buoni d’ordine è subordinato all’acquisizione del DURC (documento unico di regolarità contributiva) in corso di validità. Se il fornitore è nuovo, occorre inoltre acquisire la documentazione relativa al conto dedicato per la tracciabilità dei flussi finanziari.
Per consentire gli adempimenti di cui sopra la richiesta, corredata di preventivo, deve essere consegnata in Segreteria con congruo anticipo.

Una volta pervenuto il bene acquistato è necessario che sia subito inviata all’Amministrazione la Bolla di Consegna.

PICCOLE SPESE
A seguito dell’emanazione della normativa sulla trasparenza dei flussi finanziari delle pubbliche amministrazioni del 2010, l'Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici di Lavori, Servizi e Forniture ha definito le piccole spese quale forma di pagamento dei fornitori del tutto residuale che prevede, di norma, l’anticipo dell’importo da parte dell’interessato.
Il Fondo Economale è quindi utilizzabile solo per acquisti della massima urgenza o di spese di piccola entità.
Il rimborso si effettua a seguito della ricezione di apposita Richiesta rimborso piccole spese (versione PDF - versione RTF - versione ODT), compilata in ogni sua parte, e firmata dal Direttore per autorizzazione.
Il modulo deve essere corredato di scontrino in originale; a seguito dell’introduzione della fatturazione elettronica per gli Enti pubblici, non possono più essere rimborsate fatture cartacee.
La Segreteria riceve il lunedì dalle 9:00 alle 13:00 per la consegna dei moduli e il giovedì dalle 9:00 alle 13:00 per il rimborso in contanti.

[Ultimo aggiornamento: 02/03/2020 17:18:45]